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고용확인서(I-9폼) 작성시 유의사항

2017.08.17 12:05

admin 조회 수:156

직원 채용시 작성하는 고용확인서(Form I-9 Employment Eligibility Verification Form)는 당사자가 합법적으로 일을 할 수 있는 신분인지를 확인하는 서류로써 1986년 11월6일 이후 시행 중입니다. 

이 Form I-9을 살펴보면 크게 3부분으로 나누어져 있습니다. 

우선 첫번째(1st Section)는 직원의 이름, 주소, 생년월일, 사회보장번호(social security number), 일을 할 수 있는 증명서(영주권·노동허가서 등) 내용을 기입하도록 되어 있습니다.

만약 종업원이 직접하지 않고 통역이나 대필 등 제3자가 도와준다면 ‘보증란’(certification block)에 작성을 해야 합니다. 

이 과정에서 흔히 발생하는 실수는 신상정보나 영주권 번호, 노동허가서의 유효기간 등을 잘못 기입하거나, 서명·날자 등을 빠트리는 경우 등 입니다.

따라서 고용주는 이들 사항이 정확히 작성되었는지 꼭 확인하고, 잘못된 점이 발견된다면 정정토록 해야 합니다.

두번째는(2nd section) 종업원이 작성한 고용 관련 정보들을 확인하는 과정으로 서류를 발행한 기관, 번호, 유효기간 등을 고용 3일 이내에 기록해야 합니다. 

이 과정에서 반드시 사본을 보관해야 할 필요는 없지만 만약을 대비해 보관해 둘 것을 권합니다.

마지막으로 3번째(3rd section)는 종업원의 신분이 바뀌었을 경우로 비자나 노동허가서 유효기간의 변경, 재고용 여부 등에 변화가 생길 경우 이를 즉각 기록해 두어야 합니다. 

이러한 I-9 Form을 제대로 작성하지 않았을 경우에는 서류 한 건당 1백~1천달러, 또 불법고용이 지속되거나, 알면서도 묵인했을 경우에는 2백50~2천달러까지의 벌금이 부과됩니다. 

고용주는 I-9 Form을 고용일로부터 최소 3년간 보관해야 하며, 만약 직원이 3년 이상 근무 후 그만두었을 경우에는 1년만 추가로 보관하면 됩니다. 그러나 고용주 입장에서 꼭 알아두어야 할 것은 I-9 Form이 확실한 ‘점검장치’(screening tool)은 아니라는 것입니다. 

따라서 영주권이나 소셜시큐리티 카드(social security number card)의 진위여부를 확인하는 것은 고용주의 의무입니다. 

요즘 이민국, 국세청, 노동청에서는 ‘불법노동’을 가리는 방법(영주권, 소셜 시큐리티 카드의 진위 확인법 등) 등을 소개하는 세미나를 개최하기도 합니다. 
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